„Die Leute, die niemals Zeit haben, tun am wenigsten.“ (Christoph Lichtenberg)

 

Kennen Sie diese Kolleginnen und Kollegen, die immer in Hektik sind und erzählen, dass sie noch 1000 Sachen erledigen müssen?

 

Oder diese Menschen, die während dem Telefonieren, am Essen sind und dabei noch eine Nachricht beantworten?

 

Als Zeitmanagement- und Exzellenz-Experte sitze ich oft während meiner Analyse von Optimierungsmöglichkeiten in zahlreichen Teams und beobachte natürlich auch sehr häufig solche Aussagen und Situationen.

 

„Moment, ich suche Ihnen das gerade direkt hier aus meinem riesigen Stapel mit den noch 1000 offenen Vorgängen raus“

 

„Ich habe sooo viel zu tun, das ist alles kaum zu schaffen. Ich habe bestimmt 100 Vorgänge zu bearbeiten!“

 

Solche Aussagen höre ich immer wieder und spannend ist, was ich dann beobachte und wo dann zum Glück auch das große Potential liegt.

 

Viele kommen gemütlich morgens ins Büro, fahren den PC hoch, halten ein Schwätzchen mit den Kollegen, besorgen sich einen Kaffee, gehen zur Toilette und beginnen dann nach zwanzig bis dreißig Minuten mit Ihrer Arbeit.

 

Doch was tun sie da meist als aller erstes?

 

Genau, sie legen Ihren ganzen Stapel mit Arbeit auf den Tisch, verteilen sie, bekommen ein schlechtes Gefühl, wie viel das doch ist und bekommen ab und an direkt Panik, wie das denn zu schaffen sein soll.

 

Mit diesem Schock geht es dann zum nächsten Schritt. Es wird direkt das eMail-Programm geöffnet und viele neue eMails erschrecken dann den armen Menschen noch zusätzlich.

 

Es wird nun hektisch begonnen die erste Mail zu beantworten, sich über die Menge aufzuregen und mit Kollegen die Situation zu beschimpfen.

 

Zur Mittagspause hin, wird dann festgestellt, dass die wichtige Aufgabe, die ja unbedingt als erstes gemacht werden sollte, immer noch auf diesem Papierstapel nebenan liegt. 🙁

 

Ich glaube Ihnen und mir ist klar, was hier schief läuft, oder?

 

An dieser Stelle möchte ich nur ganz kurz erläutern, was wir anders machen können, damit wir nicht so beschäftigt wirken:

 

  1. Machen Sie sich entweder am Abend oder direkt als erstes am Morgen eine Liste mit den 3 WICHTIGSTEN Aufgaben. Und zwar nach Priorität. (Ach so, WICHTIG ist nicht unbedingt was DRINGLICH ist!!!)
  2. Holen Sie nur die Unterlagen auf Ihren Schreibtisch, die auch zu dieser Aufgabe gehören. Der Rest bleibt weg vom Tisch. Das lenkt nur ab!
  3. Beginnen Sie mit der ersten Aufgabe und erledigen Sie sie soweit Sie können und Lust haben.
  4. Erst ab jetzt, wenn Sie die WICHTIGSTE Aufgabe erledigt haben, können Sie sich überlegen, ob Sie maximal 30 Minuten Ihre eMails „VERarbeiten“ (hierzu gerne bilateral mehr, was ich damit meine), sich einen Kaffee holen, einen kurzen Schwatz mit einem Kollegen halten o.ä.
  5. Gehen Sie dann konzentriert an die zweite Aufgabe und verfahren Sie nun analog Punkt 2 und 3

 

Wiederholen Sie das alles, bis ihr Arbeitstag vorüber ist.

 

Wichtig ist aus meiner Sicht, dass wir einen Überblick über alle unsere Aufgaben haben müssen, damit aus den gefühlten 1000 Aufgaben erst mal nur die tatsächlichen X Aufgaben werden. Das beruhigt schon mal. Dann ist es wichtig, dass wir uns Gedanken machen, was die allerwichtigsten Aufgaben sind und diese TOP-3 als erstes angehen. Wenn der größte Fels erst mal weg ist, läuft es sich schon viel einfacher durch den Tag. Und wenn wir nicht so hektisch eine Aufgabe nach der anderen immer wieder von links nach rechts bewegen und alles offen auf dem Tisch liegen haben, werden wir konzentrierter und schneller arbeiten und uns weniger beschweren, dass wir keine Zeit haben.

 

Probieren Sie es mal aus und wenn Sie es genauer wissen wollen, fragen Sie nach und wir schreiben oder reden drüber!

 

Viel Erfolg und ich bin gespannt, was Sie so an dieser Stelle zu berichten haben.

 

Andreas Dämon

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